Telkens weer stromen er nieuwe commissarissen en toezichthouders organisaties in. Door de jaren heen is dat een niet aflatende stroom van gaande en komende mensen. Voor een organisatie levert dat uitdagingen op. ‘The new kid on the block’ moet wennen, ingewerkt worden en zo snel mogelijk optimaal functioneren.
In dat licht is het verwonderlijk dat ‘onboarding’, een introductieprogramma voor nieuwe commissarissen, vaak zo gebrekkig verloopt. ‘Kom maar bij een vergadering zitten, dan zie je vanzelf hoe het gaat’. ‘Hier is een map met stukken, lees die maar door’.
Dit is een gemiste kans, zowel voor de organisatie als voor de betrokkene zelf. In feite is de ‘onboarding’-periode de belangrijkste in de loopbaan van de nieuwe commissaris. Dat geldt voor beide partijen, dus ook voor de organisatie.
Iedereen begrijpt dat je sneller en efficiënter bent ingewerkt als daar vanuit de organisatie expliciet aandacht voor is. Dat is prettig voor de betrokkene. Omgekeerd kan een organisatie enorm profiteren van de frisse kijk en inzichten van een nieuwe commissaris. Dan moet je hem of haar daar wel naar vragen! Onboarding vergt dus een bijzondere inspanning van beide kanten. Vandaar dat ik de volgende suggesties formuleer voor een introductieprogramma voor nieuwe commissarissen.
Ten aanzien van de aspirant commissaris: voordat je ‘ja’ zegt tegen die eervolle en aantrekkelijke uitnodiging, stel jezelf dan minimaal de volgende vragen:
‘Waarom wil ik deze functie?’ Als het antwoord is ‘voor de eer’, ‘voor het geld’ of ‘omdat ik gevraagd ben’, doe het dan maar niet.
Vraag jezelf ook af of je toegevoegde waarde kan bieden aan de organisatie. Bij een onduidelijk antwoord of als het antwoord ‘nee’ is, laat de functie dan maar schieten.
‘Weet ik precies wat de functie inhoudt?’ Zo neen, bekijk de website, de jaarverslagen, de statuten, reglementen, ga praten met de voorzitter en met anderen binnen en buiten de organisatie. Zien die stukken er niet goed uit of zijn er geen jaarverslagen en goede financiële administratie of geven die gesprekken geen goed gevoel: wegwezen.
Vraag wat het tijdbeslag is. Als het antwoord is ‘maar een paar vergaderingen per jaar’, doe het dan niet. Je wordt dan namelijk ofwel verkeerd voorgelicht, ofwel de organisatie functioneert niet zoals het moet.
‘Wat is de cultuur van de organisatie?’ Bekijk tevoren hoe de mensen zijn die er werken, hoe het gebouw er uitziet, hoe iedereen met elkaar omgaat. Past dat niet bij je? Laat de functie dan schieten.
Als je eenmaal benoemd bent: stel zoveel mogelijk vragen. Domme vragen bestaan niet. Bedenk dat het ook goed is voor de zittende commissarissen om jouw vragen te horen. Ze leren je daardoor beter kennen. Bovendien zijn de antwoorden waarschijnlijk ook voor hen relevant.
Voor de organisatie: maak ruim voordat er voor een nieuwe vacature mensen worden gezocht een profiel van de functie die vrijkomt. Schrijf op wat van de betrokkene wordt verwacht. Maak tevoren een volledig informatiepakket klaar.
Maak een schema voor kennismakingsgesprekken met de belangrijkste collega’s en ook met de externe adviseurs zoals de accountant, de IT-adviseur (als die er is) enzovoort.
Wijs een ‘buddy’ aan, een medecommissaris die zich in het eerste half jaar in het bijzonder ontfermt over de nieuwe commissaris. Deze kan als vraagbaak dienen.
Ten aanzien van zowel de betrokkene als de organisatie: besteed zes maanden na de benoeming uitvoerig aandacht aan een wederzijdse evaluatie: hoe is het gegaan? Wat is je opgevallen? Wat vond je prettig en wat zou kunnen verbeteren?
Het mooie van een nieuwe commissaris is dat deze na zes maanden zowel insider is als (nog steeds een beetje) outsider. Hij kan met zijn unieke tweezijdige blik dus enorm nuttige feedback geven. Daarvan kan de organisatie enorm profiteren.